Wanneer het gaat om opera en ballet van de hoogste kwaliteit, behoort Nationale Opera & Ballet (NO&B) tot de wereldtop. Zo’n drie á vier jaar geleden ontstond hier de behoefte om de verouderde IT-oplossingen binnen deze professionele cultuurinstelling te moderniseren. Hierbij kwam onder andere het inrichten van vergaderfaciliteiten aan bod, waarbij onze partner AVEX het traject begeleidde. Lizz van Huizen, Informatiemanager bij NO&B, was betrokken bij dit project en vertelt erover.

Uitdaging

In 2020 brak de coronapandemie uit en daarom moesten we bij NO&B ook hybride vergaderingen faciliteren. Een tijdje daarvoor waren we overgestapt op Microsoft Teams en SharePoint, die veel werden gebruikt, maar er was een tekort aan geschikte vergaderruimtes. Mensen wilden graag op afstand kunnen vergaderen met zowel interne als externe contacten, en ook digitaal kunnen presenteren in de vergaderruimtes. Daarom heeft NO&B een aanbesteding uitgezet om verschillende oplossingen met elkaar te vergelijken.

Bij Nationale Opera & Ballet zijn vijf vaste vergaderzalen en één mobiele zuil ingericht om hybride te vergaderen en presenteren. In het decoratelier, dat zich op een andere locatie in Amsterdam bevindt, is tevens een vergaderzaal ingericht met dezelfde soort oplossing. Deze oplossing komt in twee vormen: een all-in-one videobar (Yealink A30), en een losse audio- en camerabar met plafondmicrofoon (Yealink VCM38). Beiden beschikken over een Touch Panel met Teams. Ter aanvulling hierop, met het eenvoudig delen van content als doel, kwam daar in iedere ruimte ook een VCH51 sharing kit bij – hetgeen gebruikt kan worden om zonder meeting een scherm of document te delen in de vergaderruimte. Dankzij deze systemen heeft NO&B nu in iedere vergaderzaal een eenvoudig te gebruiken alles-in-een oplossing voor meetings en presentaties.

Lizz: “Het aanbod dat AVEX ons gaf, was specifiek gericht op de wensen van onze organisatie, en het bedrijf bleek goed met ons mee te denken over de meest passende oplossing voor onze verschillende zalen en locaties.”

Resultaat

Begin dit jaar waren alle nieuwe systemen door AVEX geïnstalleerd en werden snel en makkelijk in gebruik genomen. Zo konden de medewerkers van NO&B hun werk optimaal blijven doen – ook op afstand. De afdelingen die hybride werken, hebben nu de juiste faciliteiten. Vanuit huis en op kantoor. Ook bij meetings waarbij medewerkers op kantoor verdeeld zijn over meerdere vergaderruimtes, is iedereen goed zichtbaar in beeld. Zonder vertraging en met goed beeld en geluid.

Lizz: “Onze collega’s namen de systemen eenvoudig in gebruik, zonder dat er veel uitleg nodig was. Je maakt in Outlook een afspraak en voegt de ruimte toe. Wanneer de afspraak begint, tik je in de vergaderzaal op het Touch Panel om de meeting te starten, en klaar! Veel medewerkers begrepen meteen hoe dit werkte, maar voor de zekerheid hebben we in elke vergaderruimte een uitleg bij het device geplaatst. We hebben veel positieve reacties gekregen op de nieuwe systemen.”