Amref Flying Doctors is een goededoelenorganisatie die werkt aan een gezond en sterk Afrika. Vanuit het kantoor in Leiden voert Amref digitale meetings met zowel de kantoren in Afrika als met externe organisaties. Eind 2021 koos Amref voor de videoconferencing oplossingen van Yealink om de kwaliteit van dit contact te verbeteren en de meetings op afstand te vereenvoudigen. Via onze partner DoIT4ALL schaften zij meerdere Microsoft Teams systemen aan. Arthur Kouwenhoven van Amref vertelt waarom ze zo tevreden zijn met de Yealink systemen.  

Uitdaging 

De uitdaging voor Amref was om goede, betaalbare conferencing apparatuur te vinden voor online vergaderingen en presentaties. Amref maakte al gebruik van Microsoft Teams, dus dit was een belangrijke factor bij de keuze voor de juiste apparatuur. Andere belangrijke factoren in de keuze voor een passende oplossing, waren gebruiksgemak en eenvoudig beheer. Amref keek in eerste instantie naar oplossingen bij hun toenmalige leverancier, maar ontdekte gaandeweg dat dit niet helemaal paste bij de zoektocht naar gemak en eenvoud. 

Oplossing 

DoIT4ALL en Lydis bekeken samen met Amref Flying Doctors welke videoconferencing apparatuur het best past bij de ruimtes en toepassingen daarvan. In totaal schafte Amref 5 systemen aan, voor 2 kleinere en 3 middelgrote vergaderruimtes.

Middelgrote vergaderruimtes: draadloos content delen en vergaderen met Microsoft Teams 

Voor de middelgrote ruimtes viel de keuze op een MVC400 ii, die draait op het gebruikte videoconferencing platform Microsoft Teams. Deze is aangevuld met de WPP20, een draadloze content sharing dongle. Deze gebruikt Amref om samen naar digitale content te kunnen kijken, tijdens het vergaderen op afstand én voor interne bijeenkomsten op het kantoor in Leiden. Een van de MVC400 ii systemen is geïnstalleerd op een trolley, zodat de medewerkers hem mee kunnen nemen naar andere vergaderruimtes wanneer nodig. 

Kleinere vergaderruimtes: videoconferencing via de eigen laptop in hoge kwaliteit 

Voor de twee kleinere vergaderruimtes adviseerden we een UVC40 USB videobar. Amref gebruikt deze videobar door hem aan te sluiten op de eigen laptop van degene die de meeting leidt.  

Arthur: “We gebruikten al Teams voor de aanschaf van deze systemen. Alexander van Lydis vertelde ons heel duidelijk wat je allemaal nodig hebt, inclusief licenties om compleet te zijn. We wisten daarom met de offerte al precies waar we aan toe waren. We zijn zeer tevreden over de kwaliteit en service die geleverd is.” 

Antivirus software eraf 

Laten we er niet om liegen: aan het prille begin ontstond nog een probleempje met de WPP20 en een zwart scherm. Alexander van Lydis en Michel van DoIT4ALL hebben Amref erbij geholpen dit op te lossen, zodat ook het delen van content nu voor iedereen soepel verloopt. De hostingpartij van Amref had antivirus software neergezet, die helaas conflicteerde met de dongle. Als je content wilde delen, werd het scherm zwart. Omdat Yealink systemen uitgebreid ge(pen)test zijn op veiligheid en een containerinstallatie gebruiken die geen data vasthoudt, was het helemaal niet nodig de antivirus software hierop toe te passen. Alexander en Michel hielpen Amref om de hostingpartij hiervan de overtuigen, met de benodigde onderbouwing. Zo werkt de WPP20 nu zoals behoort, en deze wordt dan ook veelvuldig gebruikt in externe meetings en binnen de ruimte. 

Beheer 

De admins zijn ook erg tevreden met de keuze voor Yealink. Alles is centraal te beheren. Michel van DoIT4ALL verzorgt de backups en updates van de apparatuur voor Amref. Dat is doorlopend geregeld. Zo heeft Amref altijd veilige & up-to-date devices. DoIT4ALL helpt ons hiernaast met leveren van hardware, omleggen van kabels en patchen. Dus van aanschaf tot installatie en onderhoud.