Zo zorg je voor een efficiënt ingerichte hybride werkomgeving
Na een lange periode van thuiswerken, keren steeds meer organisaties stap voor stap weer terug naar werken op kantoor. Soms geheel, maar meestal gedeeltelijk. Vaak willen organisaties & hun medewerkers deels thuis blijven werken vanwege de bijkomende voordelen. Denk aan minder reistijd, kostenbesparing en een betere werk/privé-balans.
“43% wil thuiswerken combineren met werken op kantoor. Dit blijkt uit een onderzoek van TNO dat begin 2021 gepubliceerd werd”
Deze nieuwe manier van werken, het inmiddels welbekende hybride werken, kan zeer gunstig uitpakken voor het welzijn van werknemers en daarmee ook de prestaties die ze voor het bedrijf leveren. Maar let op: je organisatie moet daar wel op ingericht zijn!
Om als organisatie efficiënt te kunnen groeien moet communicatie op eenvoudige & flexibele manier kunnen plaatsvinden. Of je nu bij elkaar in het gebouw zit, of aan de andere kant van het land.
Digitaal samenwerken op kantoor én thuis: 4 valkuilen + oplossingen
Door de gedeeltelijke terugkeer naar kantoor krijg je iedere dag te maken met situaties waarin men verspreid zit over verschillende locaties. En wie op welke locatie zit, verschilt ook nog eens per dag! Dit mag natuurlijk geen negatieve gevolgen hebben voor de samenwerking. Maar hoe zorg je hier nu voor?
De modern workplace biedt de uitkomst: een efficiënt ingerichte werkplek waarbij eenvoudig (digitaal) communiceren centraal staat. Ongeacht of je nu thuis zit, op een persoonlijke werkplek op kantoor of in een meeting room: communicatie is key.
Voorkom deze 4 valkuilen! 👇
Hybride werken valkuil #1: “Ik zie je niet”
We hebben hem inmiddels allemaal al vaak genoeg gehoord of uitgesproken: “ik zie je niet”. Het starten van een video-call kan nog wel eens de nodige problemen met zich meebrengen. Met een ingebouwde laptopcamera doen zich bijvoorbeeld problemen voor met vervelende lichtinval of ongewenste vervormingen. Terwijl elkaar goed kunnen zien tijdens het praten juist zoveel kan opleveren! Een groot deel van de communicatie verloopt non-verbaal. Als je dan op afstand met elkaar overlegt, brainstormt of beslissingen maakt, is een goede webcam dus onmisbaar!
Oplossing - De Yealink UVC20 webcam: alsof je tegenover elkaar zit
Duidelijk zichtbaar zijn tijdens een videocall komt professioneler over en zorgt voor een persoonlijker gesprek. Een goede webcam is dus een must voor bijna iedere persoonlijke werkplek! Of je nu afspraken met een klant hebt, in het onderwijs werkt of even bijpraat met een collega: de Yealink UVC20 USB camera zorgt voor een scherp beeld. Deze webcam is zo ontworpen dat je hem makkelijk op je monitor clipt en in je laptoptas meeneemt naar kantoor en weer naar huis.
Hybride werken valkuil #2: “Wat zeg je? Ik hoor alleen maar heel veel ruis.”
Ingebouwde Laptopmicrofoons en speakers zorgen in de meeste gevallen niet voor de hoogst haalbare geluidskwaliteit. Veelvoorkomende problemen zijn geluid dat steeds wegvalt en achtergrondruis. Nu digitale video- en audioconferenties de norm worden, is het dus belangrijk om te evalueren hoe het zit met de audiokwaliteit op persoonlijke werkplekken. Op afstand even snel iets afstemmen met een collega, gaat alleen maar snel als je niet eerst tien keer aan elkaar hoeft te vragen of er iets mis is met de microfoon.
Oplossing - Een goede draadloze headset gaat overal mee naartoe
Om collega's of klanten goed te kunnen verstaan tijdens een videocall of telefoontje, is een goede draadloze headset een must. De draadloze headsets uit de WH6-serie van Yealink werken op basis van DECT-technologie, waardoor de verbinding altijd goed is en je toch flexibel blijft. Want het is wel zo fijn om tussendoor even op te kunnen staan tijdens een lange call. Daarnaast zorgt de noise-cancelling technologie ervoor dat achtergrondruis gedempt wordt, zodat je altijd goed verstaanbaar bent.
Hybride werken valkuil #3: “Ik wil je iets laten zien… Hoe werkt die kabel nou?”
Een van de belangrijkste factoren bij het verzorgen van succesvolle groei is elkaar op de hoogte houden. Hoe vaak gebeurt het dat collega's de vorderingen in een project doorspreken, of een presentatie geven aan een klant of het management? Nu niet iedereen meer te allen tijde op hetzelfde kantoor aanwezig is, vallen we steeds vaker terug op videoconferenties. Videoconferenties zijn in een rap tempo hét middel geworden om op afstand samen te komen en voortgang te delen. Helaas gebeurt dat niet altijd zonder slag of stoot. Een veelvoorkomend probleem is het delen van bestanden of presentaties, terwijl men ook elkaar wil blijven zien.
Oplossing - een gebruiksvriendelijk videoconferentie systeem als middel om samen te werken
De juiste videoconferentie apparatuur is de basis die je nodig hebt om een online meeting tot een succes te maken. Gebruiksgemak speelt hierbij een grote rol: als iedereen weet hoe het systeem gebruikt moet worden, verspil je geen tijd aan het starten van een vergadering. Met de videoconferentie systemen van Yealink deel je ook nog eens eenvoudig (draadloos) je scherm met één druk op de knop. Zo staat niets de samenwerking op afstand meer in de weg.
Bekijk de Yealink Wireless Presentation Pod >
Videoconferentiesystemen voor kleine & middelgrote ruimtes
Hybride werken valkuil #4: “Zucht, valt mijn verbinding weer weg.”
Tijdens een face to face meeting valt er normaal gesproken niet zomaar een deelnemer weg. Bij digitale conferenties op afstand, komen helaas nog wel eens netwerkproblemen voor. Dit komt niet altijd ten goede van de focus. Om efficiënt te kunnen videovergaderen of -bellen, is een stabiele netwerkverbinding daarom een must.
Overal een stabiele verbinding
Met het toegenomen digitale contact en digitaal delen van content, informatie en bestanden, zijn organisaties sterk afhankelijk van een internet / ethernet-verbinding. Met TP-link switches & wifi routers draag je zorg voor een stabiele connectie. Zo ben je altijd verzekerd van toegang tot bestanden & probleemloze digitale vergaderingen.
Succesvol terug naar kantoor met Lydis
Wil je hulp bij het inrichten van je ruimtes, zodat je organisatie helemaal klaar is voor het nieuwe (hybride) werken? Vraag ons om hulp voor een passende communicatie-oplossing!